DATASKYDDSFÖRORDNINGEN "GDPR"

 
GDPR syftar till att skydda personuppgifter och stĂ€ller krav pĂ„ hanteringen av dessa uppgifter. LĂ€s om GDPR:s grundlĂ€ggande principer.

Klubbens ansvar för personuppgifter

Klubben ansvarar för hanteringen av personuppgifter i sin verksamhet.
 
Denna sida sammanfattar vad det innebÀr i praktiken för en klubb i D2405.
 
LĂ€s IMY:s checklista för föreningar. En Rotaryklubb behöver inte utse dataskyddsombud och behöver inte heller föra register över sin behandling av personuppgifter (om klubben har fĂ€rre Ă€n 250 medlemmar!).
 

TillÀmpning av GDPR i D2405

LÀs sammanstÀllning av distriktets GDPR-tillÀmpning, inkl avtal mellan distrikt och klubbar samt PUB-avtal med IT-leverantör (ClubRunner).

RĂ€ttslig grund

Det mĂ„ste alltid finnas en rĂ€ttslig grund för att behandla personuppgifter. Den rĂ€ttsliga grunden för Rotaryklubbar Ă€r i första hand avtalet om medlemskap som finns mellan medlemmen och klubben. Klubben mĂ„ste hantera personuppgifter för att fullgöra avtalet om medlemskap genom att hantera medlemsmatrikel, avgifter, information m m.
 
En annan rĂ€ttslig grund Ă€r samtycke till att personuppgifter behandlas för ett specifikt Ă€ndamĂ„l, t ex att vara tecknad pĂ„ en frivilliglista, eller icke-medlem som Ă€r prenumerant pĂ„ nyhetsbrev. Samtycke kan dras tillbaka och dĂ„ ska tillhörande personuppgifter raderas.
 
För överföring av personuppgifter till Rotary International Ă€r den rĂ€ttsliga grunden klubbens berĂ€ttigade intresse, eftersom klubben genom sin anslutning till Rotary International har skyldighet att anmĂ€la sina medlemmar dit.
 

Privacy by default

GDPR Ă€r ”Privacy by default”, uppgiftsminimering, dvs sĂ„ lite som möjligt. Klubben ska dĂ€rför ha som policy att inte lĂ€gga in annat Ă€n nödvĂ€ndiga personuppgifter i systemet!
 
Exempel pĂ„ en uppgift som inte behövs för att medlemskapet ska fungera Ă€r: namn pĂ„ partner. Men medlemmen kan förstĂ„s sjĂ€lv fylla pĂ„ uppgifter i sin profil . För tydlighets skull bör klubben ha en rutin som anger vilka uppgifter klubben lĂ€gger in och underhĂ„ller - uppgifter dĂ€rutöver (som medlemmen sjĂ€lv har lagt in, och dĂ€rmed samtyckt) Ă€r inte klubbens ansvar.
 

Vad Àr en personuppgift?

IMY: "Med personuppgifter avses varje upplysning som avser en identifierad eller identifierbar fysisk person. Avgörande Àr att uppgiften, enskilt eller i kombination med andra uppgifter, kan knytas till en levande person.
 
Typiska personuppgifter Àr personnummer, namn och adress. Bilder pÄ och ljudupptagningar av individer som behandlas i dator kan vara personuppgifter Àven om inga namn nÀmns."
 
Observera att GDPR gÀller personuppgifter bÄde i digital form och pÄ papper.
 

Skydda personuppgifterna

Detta gör ni genom att "vidta lĂ€mpliga tekniska och organisatoriska sĂ€kerhetsĂ„tgĂ€rder". Det betyder bl a att tĂ€nka pĂ„ hur klubbens funktionĂ€rer hanterar medlemsuppgifter i sina telefoner och datorer, sĂ„ att uppgifterna inte kommer pĂ„ avvĂ€gar.
 
Den som inte lÀngre Àr funktionÀr i klubben ska inte ha tillgÄng till mer personuppgifter Àn vad som finns att tillgÄ för en vanlig medlem.
 

ÄndamĂ„l för behandlingen

Medlems personuppgifter fĂ„r - baserat pĂ„ avtalet om medlemskap - behandlas i klubben sĂ„ att medlemskapet fungerar. Behandling utöver detta Ă€r inte tillĂ„ten utan aktivt samtycke frĂ„n berörda, men samtycke ska administreras och bör dĂ€rför undvikas. Behandling för andra Ă€ndamĂ„l (Ă€n att medlemskapet ska fungera) kan vara t ex ge ut medlemslista utanför klubben, och i sĂ„dant fall krĂ€vs samtycke frĂ„n dem som berörs.
 

Före detta medlemmar

NÀr medlemskapet har upphört och det inte finns nÄgot oreglerat mellan klubben och den f d medlemmen, dÄ finns inte lÀngre den rÀttsliga grunden för att lagra och behandla personuppgifterna. Klubben mÄste beakta detta i sina rutiner för registervÄrd.
 
Klubbar som anvĂ€nder ClubRunners klubbversion ska Ă„rligen anvĂ€nda funktionen Pseudonymisering (avsnitt pĂ„ supportsidan Medlemskap), vilken avidentifierar de f d medlemmarna men bevarar statistikunderlag etc.
 
Klubbar som anvÀnder annat Àn ClubRunner mÄste ocksÄ avidentifiera eller radera f d medlemmar.
 

Information om klubbens hantering av personuppgifter

HĂ€nvisa till Integritetspolicy pĂ„ klubbens webbplats.
 
Klubbar som anvĂ€nder ClubRunners klubbversion visar lĂ€nk i sidfoten i alla klubbens webbsidor. Motsvarande lĂ€nk till distriktets integritetspolicy ser du i den svarta sidfoten pĂ„ denna sida.
 
NÀr en extern kontakt (icke-medlem) lÀggs upp som ny kontakt i ClubRunner gÄr det ut ett automatiskt s k integritetsmeddelande. Se supportsidan Externa kontakter.
 

Registerutdrag

Medlemmen kan sjÀlv kan logga in och i sin medlemsprofil kontrollera sina personuppgifter (gÀller ClubRunner).
 

PersonuppgiftsbitrÀden

Annan Ă€n klubben som bearbetar medlemmarnas personuppgifter kallas för personuppgiftsbitrĂ€de. Det kan vara t ex leverantören av ett IT-stöd. Distriktet har tecknat personuppgiftsbitrĂ€desavtal med Infotech Business Center Inc. (leverantören av ClubRunner), vilket gĂ€ller Ă€ven för klubbar med ClubRunners klubbversion. I avtalet garanterar leverantören följsamhet med GDPR bĂ„de för egen del och för de underleverantörer som den anlitar.
 
Om klubben köper andra IT-tjĂ€nster Ă€n ClubRunners, dĂ„ mĂ„ste klubben teckna personuppgiftsbitrĂ€desavtal med sina leverantörer och vid behov uppdatera sin integritetspolicy.
 

Klubbens avtal för att uppfylla krav enligt GDPR

  1. Avtal om gemensamt personuppgiftsansvar mellan distriktet och respektive klubb, eftersom klubben och distriktet hanterar delvis samma personuppgifter. Avtalet tydliggör ansvarsfördelningen mellan klubb och distrikt sĂ„ att det inte ska finnas luckor i tillĂ€mpningen av GDPR. Avtalet har tecknats mellan distriktet och varje klubb i distriktet. Se avtalstexten hĂ€r. 
     
  2. PersonuppgiftsbitrÀdesavtal med klubbens IT-leverantör.
    Distriktet har tecknat avtal som gĂ€ller bĂ„de för distriktet och för klubbar som anvĂ€nder ClubRunners klubbversion. Se distriktets avtal hĂ€r (innehĂ„ll enligt ClubRunners mall). Klubb som anvĂ€nder ClubRunners klubbversion behöver dĂ€rför inte teckna personuppgiftsbitrĂ€desavtal direkt med ClubRunner.

    Andra klubbar mÄste sjÀlva hantera personuppgiftsbitrÀdesavtal med sina eventuella IT-leverantörer.
 
Supportmeny ClubRunner

SUPPORTCENTER

(pÄ engelska)

Utnyttja gÀrna ClubRunners stora kunskapsbank.

DÀr finns bl a videoinstruktioner för mÄnga situationer och CR-funktioner.
 
PĂ„ svenska m h a Google Translate - men frĂ„gorna mĂ„ste skrivas pĂ„ engelska.