UTSKICK: Broadcast-system

ClubRunners mailsystem Ă€r gjort för massutskick (enkelriktad "broadcast") och följer upp leverans och öppning.
 
ClubRunner har ingen "inbox" för mail. Svarsmail pĂ„ ClubRunner-utskick gĂ„r till avsĂ€ndarkonton utanför ClubRunner, se AvsĂ€ndare nedan. Kontakta oss-formulĂ€ret, som man kan ha pĂ„ menyn under "Kontakt",  skapar mail till en fördefinierad medlems* egen mailadress, utan att avslöja mottagarens egen mailadress för avsĂ€ndaren. 
 
PĂ„ samma sĂ€tt fungerar lĂ€nken till Ansvarig för ett evenemang (pĂ„ evenemangets webbsida): lĂ€nken öppnar formulĂ€rsidan för att skicka ett mail till Ansvarig, utan att visa dennes mailadress för avsĂ€ndaren. Samma sĂ€tt pĂ„ funktionĂ€rssidan för icke-inloggade som vill kontakta funktionĂ€r .
 
Alla tekniskt-administrativa mail (felmeddelanden m m) tas dessbĂ€ttre om hand i ClubRunners uppföljningssystem, de slipper avsĂ€ndaren att besvĂ€ras med - se under Uppföljning nedan. 
 
* StÀll in mottagare pÄ Webbplatsen/Webbplatsens innehÄll -> InstÀllningar -> Website/Website Contact (behörighet 30 krÀvs).
 
 
 

Gör alltid klubbutskick i ClubRunner

Utskick till alla medlemmar, till styrelse etc bör vi alltid göra i ClubRunner, dels för att utskicket ska finnas kvar i ClubRunner och inte ligga oĂ„tkomligt för andra i en personlig maillĂ„da, dels för att inte behöva hantera sĂ€ndlistor och personuppgifter utanför ClubRunner (GDPR).

ClubRunner-utskick passar inte alltid

I följande situationer kan det dock vara bĂ€ttre att skicka pĂ„ vanligt sĂ€tt frĂ„n avsĂ€ndarens eget mailkonto:
 
  • Mottagarna utgör inte en kategori (sĂ€ndlista) eller Ă€r fĂ„ personer. T ex mail till tvĂ„ programansvariga plus klubbmĂ€staren.
  • Vi vill starta en mailtrĂ„d med diskussion mellan flera personer.
  • InnehĂ„llet ska inte spridas utanför mottagarkretsen. AvsĂ€nda mail i ClubRunner kan lĂ€sas av alla som har behörighet att skicka mail. Utom i "vanlig e-post" dĂ€r man bara ser sina egna mail, men administratör (behörighet 30) kan se allas mail.

Olika verktyg för utskick

De vanligaste funktionerna i ClubRunner har verktyg för att pÄ lite olika sÀtt underlÀtta utskick frÄn klubben.
 
  • e-post -  "vanlig e-post". 
  • Nyhetsbrev (anvĂ€nds ofta som veckobrev, kampanjbrev etc). LĂ€tt att ge nyhetsbrevet en snygg layout, man kan ocksĂ„ hĂ€mta in material frĂ„n andra delar av ClubRunner: t ex artiklar, kommande program. Kan ocksĂ„ hĂ€mta in RSS-flöden utifrĂ„n, t ex RI-nyheter. Mallar minskar tidsĂ„tgĂ„ng och sĂ€kerstĂ€ller igenkĂ€nning.
  • Inbjudan till evenemang. UtgĂ„r frĂ„n evenemangets översiktssida och kan bl a innehĂ„lla alla data frĂ„n evenemanget inkl beskrivningen, unik anmĂ€lningslĂ€nk för varje mottagare. Mallar kan minimera arbetet med inbjudningar.
 AvsĂ€ndare hanteras olika i funktionerna, se AvsĂ€ndare nedan.
Mottagare

ANGE ALLTID MOTTAGARGRUPP!

Mottagaren ser inte andra mottagare av samma utskick.
 
Om vi inte anger mottagargrupp Ă€r risken stor för osĂ€kerhet hos enskilda mottagare. En mottagare kan dĂ„ i god tro skapa oreda genom att skicka mailet vidare till andra som "borde fĂ„ kĂ€nnedom om innehĂ„llet": "- har du ocksĂ„ fĂ„tt det hĂ€r?" eller "- detta borde du ocksĂ„ se", medan i sjĂ€lva verket har alla berörda fĂ„tt samma mail ...
 
Ange dÀrför tydligt en eller flera mottagargrupper. SÀrskilt viktigt Àr detta vid utskick frÄn distriktet.
 
Tre exempel:
    Till styrelsen 2026/27
    För kĂ€nnedom till PR-kommittĂ©n
 
    Till styrelse och funktionĂ€rer 2026/27
 
    Till 2405 klubbpresidenter och sekreterare
 
 

Bifoga inte sÀndlistan!

Även om det finns en funktion att bifoga sĂ€ndlista ska den av GDPR-skĂ€l inte anvĂ€ndas vid massutskick.
 
Funktionen kan dock anvÀndas undantagsvis
  • om utskicket gĂ„r till en liten grupp OCH
  • det inte gĂ„r att ange mottagargrupper entydigt sĂ„ att varje mottagare förstĂ„r vilka de andra Ă€r som ocksĂ„ fĂ„r utskicket.
SĂ€ndlistan gĂ„r att bifoga som tillval (i steg 4) pĂ„ utskickssidorna för e-post resp evenemang. En bilaga visar mottagarnas namn, men inga e-postadresser.
 

Att vÀlja mottagare

För medlemsutskick Ă€r det bara att sĂ€tta kryss i rutan vid Active and Honorary members. Öppna vid behov upp mottagarkategorin (klicka pĂ„ plus) i delmĂ€ngderna aktiva medlemmar respektive hedersmedlemmar. En delmĂ€ngd kan expanderas för att vĂ€lja enskilda mottagare.
 
Exempel pÄ hur man vÀljer bara en mottagare ur en grupp (visar 1 vald av 2 möjliga):
 
 
Samma handgrepp gÀller för alla typer av utskick i ClubRunner - mail, inbjudan till evenemang, nyhetsbrev.
 
Exemplet ovan illustrerar ocksĂ„ att det skapas sĂ€rskilda status-sĂ€ndlistor för klubbutskick* för evenemang dĂ€r registrering har valts: By Status ovan – anmĂ€lda, tackat nej, ej svarat. 
 
Gruppen Contact groups innehĂ„ller bl a de fördefinierade grupperna Bulletin subscribers, Meeting Guests, Friends, men kan ocksĂ„ innehĂ„lla klubbdefinierade grupper. LĂ€s mer om detta pĂ„ supportsidan Externa kontakter.
 
* By Status-funktionen finns ej för distriktsutskick.
 

SchemalÀggning

Observera att vid schemalĂ€ggning anvĂ€nds de adresser som gĂ€ller nĂ€r mailet "tillverkas", sedan köas mailet upp för utskick pĂ„ schemalagd tid. AdressĂ€ndringar som görs under kötiden pĂ„verkar alltsĂ„ inte redan tillverkade mail. Detta gĂ€ller alla typer av utskick: e-post, nyhetsbrev, inbjudningar till evenemang m m.
 
ClubRunner har dock pÄ sin utvecklingslista att Àndra sÄ att adresserna hÀmtas först nÀr mailet verkligen ska skickas ut.
AvsÀndare

Vem Àr avsÀndare?

Följande varianter finns i ClubRunner:
 
  1. Vanlig e-post: den inloggade anvĂ€ndaren Ă€r alltid avsĂ€ndare.

    Tips: En opersonlig avsĂ€ndare med t ex klubbens e-postadress kan skapas genom att lĂ€gga in en Övrig anvĂ€ndare med behörighet 50 och logga in med den för vissa utskick. 
     
  2. Nyhetsbrev: avsĂ€ndare visas med [klubbnamn] resp [distriktsnamn] men svarsadress Ă€r (om inget annat val görs) till den inloggade anvĂ€ndaren som skickar nyhetsbrevet. Annan svarsadress gĂ„r att vĂ€lja helt fritt i alternativet Custom (vĂ€lj pĂ„ Skicka-sidan).
     
  3. Inbjudan till evenemang: avsĂ€ndare Ă€r alltid den som Ă€r angiven som ansvarig för evenemanget.

    Tips: fixa annan avsÀndare genom att tillfÀlligt Àndra ansvarig för evenemanget under tiden som utskicket gÄr ivÀg.
Svarsadressen fĂ„r bara "riktiga svar", inte tekniska svar om leveransproblem, öppning etc.
 

AvsÀndaradress

Utskicken frÄn ClubRunner har avsÀndaradress pÄ format
 
     [avsĂ€ndarens mailadress, @-tecknet ersatt av punkt]@clubrunner.email
 
eftersom utskicket görs genom ClubRunners leverantör för massmail (Sendgrid). AvsĂ€ndarens riktiga adress stĂ„r alltid i fĂ€ltet Svara (Reply-To), sĂ„ mottagare som trycker pĂ„ knappen Svara fĂ„r upp sitt svarsmail med den riktiga svarsadressen ifylld.

Exempel pĂ„ avsĂ€ndaradress i CR-utskick: pal.harryson.gmail.com@clubrunner.email
Svara pÄ utskick

Klicka pĂ„ "Svara" i ett mail som Ă€r utskickat av ClubRunner: dĂ„ fungerar allt som vanligt i ditt eget mail-konto. Ett svarsmail till avsĂ€ndarens riktiga mailadress skapas, i exemplet ovan skulle det bli: 

pal.harryson@gmail.com
 
Skulle detta i undantagsfall inte fungera i nĂ„gons mailklient, dĂ„ mĂ„ste svarsadressen justeras manuellt.
 

Kopiera aldrig ClubRunner-avsÀndaren

Det gÄr alltsÄ INTE att direkt anvÀnda en kopierad avsÀndaradress xxx@clubrunner.email frÄn ClubRunner, om du inte manuellt justerar till den riktiga adressen.
 
Exempel: pal.harryson.gmail.com@clubrunner.email   ska justeras till   pal.harryson@gmail.com
 
Den som Ă€ndĂ„ skickar till den lĂ„nga adressen xxx@clubrunner.email fĂ„r ett autosvar i retur med lĂ€nk till supportartikel med förklaring.
Uppföljning av utskick
ClubRunner har inbyggd uppföljning av alla utskick (e-mail, inbjudningar, nyhetsbrev).
 
För Nyhetsbrev finns historiken under Historik och Statistik. I kolumnen ÅtgĂ€rder vĂ€lj Statistik:
 
 
Det viktiga Ă€r att hĂ„lla Undelivered & Errors pĂ„ NOLL. ClubRunner gör flera försök att om-sĂ€nda ett mail som studsar. 
 
Mottagare som dyker upp i Undelivered & Errors har inte fĂ„tt mailet.
 
Adresser som visas i Undelivered & Errors blockeras frĂ„n kommande utskick. Klicka pĂ„ siffran för Studsade eller Blockerade och se listan med detaljer för de misslyckade utskicken.  Vanligast Ă€r adressfel, bl a att adressen inte finns, och att postboxen Ă€r full, men det finns mer komplicerade fel som medlemmen kanske mĂ„ste kontakta sin e-postoperatör om. I sĂ„ fall behöver medlemmen fĂ„ det exakta felmeddelandet som upplysning till experterna.
 
UppmĂ€rksamma medlemmen pĂ„ problemet! Blockeringen kvarstĂ„r tills vidare, sĂ„ efter Ă„tgĂ€rd mĂ„ste vi hĂ€va blockeringen inför nĂ€sta utskick. 
Varför öppnas inte mitt topp-intressanta utskick?

Medlemsutskick frĂ„n klubb eller distrikt visar ofta öppningsfrekvenser pĂ„ 50-70 procent, vilket Ă€r mycket bra. Men varför öppnar inte alla? 

Öppnade i statistiken kan bara ge grov indikering pĂ„ hur mĂ„nga mejl som Ă€r "tekniskt" öppnade, utan sĂ€ker koppling till en mĂ€nniska som lĂ€st mejlet. Det kan finns mĂ„nga anledningar, se 1 - 6 nedan!

Slutsatsen för dig som avsÀndare Àr: Se till att Àmnesraden Àr relevant för sÄ mÄnga mottagare som möjligt!

Enligt forskning och branschdata fördelar sig de icke-öppnade sÄ hÀr:

  1. Tekniska falskt negativa (~10–15 % av ej öppnade)
    E-postklienter som Apple Mail laddar bilder automatiskt i sekretesssyfte, vilket registreras som en öppning: men behöver inte betyda att nĂ„gon lĂ€st. OmvĂ€nt kan vissa klienter blockera spĂ„rningspixlar, vilket gör att verkliga öppningar inte registreras.
  2. Timing: rĂ€tt budskap, fel tillfĂ€lle (~20–25 %)
    Mottagaren sĂ„g mejlet i inkorgen men öppnade inte just dĂ„, tĂ€nkte "tar det senare" och sen försvann det nedĂ„t under skĂ€rmkanten. SĂ€rskilt vanligt om utskicket sker under tid med hög mejlvolym.
  3. Ämnesraden vĂ€ckte inte tillrĂ€ckligt intresse (~15–20 %)
    Även bland motiverade rotarianer finns de som inte kĂ€nner personlig relevans för alla Ă€mnen. "Rotary ungdom Inspirationcamp" Ă€r tydligt och konkret, men kanske inte relevant för alla.
  4. Passiva prenumeranter / lĂ„gt engagemang (~20–25 %)
    I alla grupper finns ett segment som sĂ€llan eller aldrig öppnar, oavsett Ă€mne. I föreningsvĂ€rlden handlar det ofta om medlemmar som inte Ă€r aktivt engagerade.
  5. Inkorgsbrus och konkurrens (~10–15 %)
    Mejlet drunknade helt enkelt bland annat. Genomsnittlig kontorsanvĂ€ndare fĂ„r 120+ mejl per dag. Även motiverade mottagare prioriterar hĂ„rt.
  6. Spamfilter och felfiltreringar (~5 %)
    En del mejl hamnar i skrĂ€ppost eller kampanjflikar (Gmail) utan att mottagaren vet om det, trots att det tekniskt rĂ€knas som "levererat" i vĂ„r statistik.

Öppningsfrekvens enligt spĂ„rningspixlar har alltsĂ„ tvĂ„ motverkande felkĂ€llor. Dels underskattar den: öppning registreras bara om mottagarens e-postklient laddar en bild i mejlet, vilket inte alltid sker. Dels överskattar den: Apples integritetsfunktion Mail Privacy Protection (sedan 2021), förladdar bilder i alla mottagna mejl automatiskt – oavsett om mottagaren faktiskt öppnar mejlet. DĂ„ Apple Mail har stor spridning visar öppningsfrekvensen sannolikt fler öppningar Ă€n det faktiska antalet lĂ€sta mejl. LĂ€nkklick i utskicket pĂ„verkas inte av nĂ„got av detta och Ă€r ett sĂ€krare mĂ„tt pĂ„ faktiskt intresse, t ex att klicka till landningssida pĂ„ en webbplats, ett formulĂ€r etc. LĂ€s mer om Trafikanalys.

SvÄrt att hitta ClubRunner-utskick i dina mail?

SkrÀppost?

För att undvika att utskicken hamnar i skrĂ€pposten bör alla lĂ€gga till @clubrunner.email i sin adressbok. 
 

Kategorisering av inkommande

Flera e-posttjÀnster och program har automatisk kategorisering av inkommande mail.
 
Gmail kategoriserar ofta ClubRunner-utskick till fliken Kampanjer som vi kanske inte tittar i lika ofta som i PrimĂ€r. För att utskick frĂ„n ClubRunner ska dyka upp i Gmails primĂ€rflik kan vi göra ett filter i vĂ„rt gmail-konto:
 
 
Annat e-postprogram Àn Gmail?
Kolla programmets hjĂ€lpsidor och sök pĂ„ filter, regler eller kategorisering.
Supportmeny ClubRunner

SUPPORTCENTER

(pÄ engelska)

Utnyttja gÀrna ClubRunners stora kunskapsbank.

DÀr finns bl a videoinstruktioner för mÄnga situationer och CR-funktioner.
 
PĂ„ svenska m h a Google Translate - men frĂ„gorna mĂ„ste skrivas pĂ„ engelska.