Support Externa kontakter

Klubbens externa kontakter Àr en strategisk resurs

En av de uppenbara styrkorna med ClubRunner Ă€r möjligheterna att kommunicera systematiskt med icke-medlemmar. De kan vara blivande medlemmar, sponsorer eller projektstödjare. Eller t ex frivilliga som hjĂ€lper till vid större evenemang utan att vara medlemmar.
 
Oavsett roll sÄ mÄste dessa kontakter vÄrdas och utvecklas!
 
Första steget Ă€r att ha kontakterna registrerade. ClubRunner har en sĂ€rskild menygrupp för detta (Kontakter). NĂ€r vi har lagt in externa kontakter blir de valbara bĂ„de gruppvis eller enskilt för alla sorters utskick – exempelvis nyhetsbrev, eventinbjudningar. Se bilden till höger.
 
Uppmana medlemmarna att lĂ€gga till kontakter i Mina vĂ€nner!
 

Öka klubbens synlighet bland icke-medlemmar!

Andra steget Ă€r att klubbens kommunikationsplan har en eller flera punkter som anger varför och hur de externa kontakterna ska hanteras. Ska de t ex fĂ„ klubbens vanliga nyhetsbrev, eller ska de t ex en gĂ„ng i mĂ„naden fĂ„ ett sĂ€rskilt nyhetsbrev? Ska de fĂ„ inbjudningar till studiebesök etc? Kanske skicka sĂ€rskilda mail till gruppen blivande medlemmar för att hĂ„lla dem varma?

Kontakt-grupper 

Alla har redan systemgrupperna
  • Bulletin Subscribers. Besökare pĂ„ er klubbwebb kan lĂ€gga till sig sjĂ€lva som prenumeranter, om ni pĂ„ webbsidan har lagt textlĂ€nk till Built-in Page/AnmĂ€l, eller lagt in widgeten Prenumerera nyhetsbrev. Gruppen kan ocksĂ„ hanteras pĂ„ Nyhetsbrev -> Prenumeranter pĂ„ nyhetsbrev.
  • Friends. Medlem kan lĂ€gga in en vĂ€n: Mitt ClubRunner -> Mina vĂ€nner. SĂ„dana personer ser administratören ocksĂ„ under Kontakter/Friends och det visas pĂ„ personens profil vem vederbörande Ă€r vĂ€n med.
Om vi registrerar gĂ€ster pĂ„ mötena lĂ€ggs de i gruppen Meeting Guests. Sponsors och Volonteers dyker upp om vi börjar jobba med sĂ„dana.
 
LĂ€gg gĂ€rna till egna grupper i Kontakter -> Hantera grupper.
 
Förslag pÄ egna grupper:
  • Beslutsfattare i samhĂ€llet (t ex politiker, myndighetsföretrĂ€dare, nĂ€ringslivsprofiler)
  • Blivande medlemskap
  • Mediakontakter (t ex journalister, lokalpress)
  • VĂ€nner till klubben
Notera att en kontakt kan mÀrkas ("taggas") med flera grupper, t ex bÄde Blivande medlemskap och Mediakontakter.
 
Om vi ska ha nytta av Externa kontakter mÄste deras e-postadress lÀggas in. Om bara namnet lÀggs in gÄr de inte att anvÀnda vid utskick av nyhetsbrev, inbjudningar etc. Lagringen strider i det fallet ocksÄ mot GDPR eftersom integritetsmeddelande inte kan skickas ut, se nedan.
 

GDPR

Icke-medlem som registreras i klubben (med sin e-postadress) kommer automatiskt att fÄ s k integritetsmeddelande om att vederbörande Àr registrerad och nÀrsomhelst kan avsÀga sig utskick eller fortsatt registrering:
 

Hej [förnamn]

Vi vill informera dig om att dina kontaktuppgifter har registrerats av [klubbnamn]. Uppgifterna kommer enbart att anvÀndas inom vÄr verksamhet och lÀmnas inte ut till nÄgon utanför Rotary.

Om du inte vill att vi ska ha dina kontaktuppgifter registrerade kan du informera oss* om att du vill ha dem raderade. Detta gĂ€ller inte dig som Ă€r medlem i Rotary, dĂ„ registreringen Ă€r en förutsĂ€ttning för att du som medlem ska fĂ„ information som gĂ€ller ditt medlemskap.

       * lĂ€nk till klubbens formulĂ€r Kontakta oss.
 
Detta meddelande gĂ„r alltid ut, Ă€ven om vi har kryssat i rutan att du har inhĂ€mtat personens medgivande för registrering (annars gĂ„r det inte att registrera ...).
 
Observera att Externa kontakter utan e-postadress fĂ„r inget integritetsmeddelande och bör dĂ€rför inte lagras och behandlas i klubbens register. 
 

ClubRunner-stöd om kontakter

Se vidare i ClubRunners guider för kontakter (engelska).
 
Supportmeny ClubRunner

SUPPORTCENTER

(pÄ engelska)

Utnyttja gÀrna ClubRunners stora kunskapsbank.

DÀr finns bl a videoinstruktioner för mÄnga situationer och CR-funktioner.
 
PĂ„ svenska m h a Google Translate - men frĂ„gorna mĂ„ste skrivas pĂ„ engelska.