Vid synkronisering med RI jämförs fälten Förnamn, Efternamn, RotaryID för att säkerställa att medlemsidentiteten är densamma i båda registren.
Även om medlemsidentiteten är säkrad kan övriga fält skilja sig mellan CR och RI i bl a följande situationer:
- ändring gjordes direkt hos RI
- ändring gjordes innan integrationen blev inkopplad
- ändring gjordes innan personen var identisk på båda sidor (CR resp RI) med matchande Förnamn, Efternamn, RotaryID.
- ändring gjordes i fält som undantas från synkronisering genom klubbens synkroniseringsinställning eller medlemmens sekretessinställning.
Använd funktionen RI medlemssynkning (i blocket RI-integration på startsidan) och sedan Jämför för respektive medlem. Då visas en jämförelse mellan medlemmens data i CR- respektive RI-registren och man kan åtgärda eventuella skillnader.
För att kolla alla medlemmar måste man idag ta dem en efter en. CR vill förenkla detta, men det hänger på RI vars datahantering till stor del görs manuellt idag, se tråd om detta i ClubrunnerCommunity.
Medlemstyper stämmer inte överens
Om RI medlemssynkning-funktionen visar rubriken Medlemstyper stämmer inte överens och medlemmen är avslutad i CR men aktiv i RI: avslut synkas inte retroaktivt, efter att integrationen kopplats in, så det finns tre sätt att lösa situationen.
- Logga in hos RI/MyRotary och avsluta medlemskapet.
eller
- - Aktivera medlemskapet igen i CR*, markera knappen Rapportera INTE denna aktivering till RI.
- Avsluta medlemskapet i CR, se till att knappen Rapportera avslutad medlem till RI är markerad.
Obs att RI inte accepterar avslutningsdatum mer än 30 dagar retroaktivt.
eller
- Skriv till data@rotary.org (på engelska) och be dem rätta till status. Ange medlemmens RI-nummer och namn samt datum för ändringen.
* kolla först ursprungligt inträdesdatum i klubben så att det kan anges när medlemskapet aktiveras, annars kan det se konstigt ut i rapportuttag etc.
Medlem saknas hos RI
Medlemmen finns i CR men inte hos RI. Vanligaste orsaken är att vederbörande fortfarande var med i sin gamla klubb vid registreringen i CR och att ni inte använde knappen Överför Rotarymedlem till klubben (då syns nämligen aktivt medlemskap med annan klubb).
ÅTGÄRD: Använd länken Lägg till medlemmen till RI. Observera att RI inte accepterar inträdesdag tidigare än idag minus 30 dagar. Om ert klubbinträde visar tidigare datum kommer inlägg hos RI att misslyckas, så gå först in i medlemskortet och ändra inträdesdag, gå sen tillbaka till Jämför & synka och Lägg till medlemmen till RI.
Medlemmar som saknas hos RI, Medlemmar som saknas i ClubRunner
Dessa två sektioner kan visa samma medlem beroende på att medlemmen är utan RI-nummer i CR men har RI-nummer hos RI. Då kan synkroniseringen inte matcha personen.
Oftast är det rätt RI-nummer som visas i sektionen Medlemmar som saknas i ClubRunner och felet kan lösas med följande ÅTGÄRD:
- Kopiera medlemmens ID (RI-nummer) som finns i sektionen Medlemmar som saknas i ClubRunner.
- Klicka på samma medlems namn i sektionen Medlemmar som saknas hos RI för att gå till medlemsprofilen i ClubRunner.
- I medlemsprofilens Rotary-flik: lägg till ID i fältet Rotary medlemsnummer. Därmed har personen samma RI-nummer i CR- resp RI-registren och integrationen kan matcha identiteten.
- Kolla genom att köra RI medlemssynkning-funktionen igen.
Ny medlem i ClubRunner kan inte läggas till hos RI?
Den vanligaste felkällan är att vederbörande är Rotarian och fortfarande är medlem i sin gamla klubb, eller att datum för inträde i ny klubb är angivet till tidpunkt före utträdesdatum i tidigare klubb. Se nedan om felsökning.
I första hand bör funktionen Överför Rotarymedlem till klubben (blå knappen på sidan Medlemskap/Medlemslista) användas för tidigare Rotarianer, där ser man om personen fortfarande är medlem i annan klubb. Om personen är med i annan klubb, lägg då inte till ny medlem utan återkoppla till personen att först ordna utträdet ur nuvarande klubb.
Om personen inte längre är medlem i annan klubb, då kan funktionen Överför Rotarymedlem till klubben lägga till vederbörande (och alla uppgifter som RI har) med en klick!
Ändrad e-post vill inte synka till RI?
Felmeddelande: "Uppdatering av e-post misslyckades".
Om medlems ändrade e-postadress i ClubRunner inte kan synkas till RI beror det troligen på en restriktion för RI-konton: om medlemmens enda e-postadress hos RI är den primära e-postadressen och den också är medlemmens användar-ID hos RI, då kräver RI att medlemmen själv loggar in hos RI för att byta sin e-postadress (primary/sign-in email).
Då kan e-postadressen alltså inte ändras via integration med något medlemssystem t ex ClubRunner. Som alternativ kan medlemmen skriva till data@rotary.org (på engelska) och be dem göra ändringen.
Använd funktionen RI-synkning/Jämför och synka ledande funktionärer för att synka de uppdrag som RI registrerar, innevarande år och nästa år.
Om det blir felmeddelande vid försök att synka en funktionär från RI till CR: troligen finns inte motsvarande funktionärspost i klubbens funktionärslista. Då finns det ju inget klubbuppdrag som namnet från RI kan synkas till :-(
Lägg in uppdraget i funktionärslistan (utan medlemsnamn) och kör synkfunktionen igen!
Notera att
- Tillträdande president inte ingår i integrationen. Det beror på RI:s logik att registrera nästa års president bara på sitt presidentår, inte på året före. Så byt till nästa år för att synka nästa års president!
- Vice president och Presidentkandidat ("president nominee" i engelska procedurhandboken) är helt olika roller. Vice president är en eller flera styrelseledamöter som ska vara ersättare till presidenten vid dennes förfall (typ "vice VD"). Presidentkandidat kan bara vara en medlem, nämligen den som är vald att bli tillträdande president nästa år och president näst-nästa år.
Granska loggen i RI-integration/Member Updates Archive. Där loggas alla ändringsförsök och om synkroniseringen inte fungerat finns felmeddelande som kan ge förklaring eller ledtråd.
Kolla också Details som visar vad uppdateringsförsöket innehöll.
Felmeddelandena i statuskolumnen bygger på info som CR får tillbaka från RI-registret och RI:s info är inte särskilt förfinad. Exempel vid avslut av medlemskap:
"Det gick inte att avsluta medlem.
Medlemmen kunde inte avslutas
Member details do not match between ClubRunner and RI"
Så kan det se ut om medlemmen redan är avslutad i RI. RI:s info är korrekt angående aktiva medlemskap, men inte för hela RI-registret som inkluderar ex-members.
Du kan dock kolla på ett annat sätt i hela RI-registret. Använd sökfunktionen Överför ny Rotarymedlem till klubben (blå knapp på sidan Medlemskap/Medlemslista). Där visas både pågående och avslutade medlemskap och sökning kan göras såväl på RI-nummer som på för- och efternamn.
Har du fått mail från ClubRunner?
"OBS: Uppdatering saknas i Rotarys databas - [klubbnamn]" skickas ut automatiskt när det finns olösta uppdateringsärenden. Glöm inte att markera när ärendet är löst (Mark as resolved) i logglistan, annars kommer mail nästa vecka också! Skriv gärna in en kort text som självhjälp till nästa gång något liknande händer.
ClubRunners hjälpsidor
Se ClubRunners supportartiklar (engelska), bl a:
- How to use the Compare & Synchronize function
- How to resolve synchronization failures with RI Integration
- Rotary International Integration introduction and overview
ClubRunners Webinar (54 minuter, engelska): RI integration for Clubs
